La majorité des fédérations sportives n’établit pas de budget prévisionnel, selon la plupart des experts. Et parmi celles qui mènent une telle démarche, toutes n’en tirent pas le maximum, loin s’en faut.
Dommage ! Car ceux qui ont franchi le pas en témoignent : un budget prévisionnel bien conçu n’a rien d’un laborieux exercice comptable. C’est à l’inverse un excellent outil de gestion et de management, qui permet de fixer des objectifs, de planifier les moyens et de mobiliser les ressources humaines.
Pour devenir un véritable outil de gestion, le budget prévisionnel doit impérativement refléter la stratégie de la fédération, avec des objectifs clairement définis par les dirigeants fédéraux. Elaborer un budget en se contentant de fixer la progression globale des recettes souhaitées est une lourde erreur. La fédération doit au contraire fixer avec précision ses objectifs pour chaque domaine d’activité. Mieux ce découpage sera fait, mieux la Fédération pourra par la suite évaluer ses charges prévisionnelles. Logique : augmenter de 50 000 dh par exemple ses recettes ne génère pas les mêmes dépenses selon que le domaine d’action et à fort ou à faible dépense : gestion administrative, arbitrage, formation, élites etc.
Cependant, il faut que la fédération résiste à la tentation de construire son budget à partir de celui de l’année précédente, en ajoutant ou en retranchant quelques chiffres aux différents domaines d’action et de charges. C’est trop facile et on sait que la facilité augmente le risque d’erreur à un chiffre quasi maximal. La meilleure méthode est de faire table rase du passé chaque année, pour construire son compte de résultat prévisionnel en repartant de zéro !
Six questions clés du budget prévisionnel (selon une période donnée)
Avant de commencer à élaborer le budget prévisionnel, le trésorier fédéral devra se poser six questions incontournables.
1- Quel est pour la FRME l’objectif de chiffres de la ressource globale pour la (ou le) saison sportive) : avec le ministère de tutelle, collectivités locales, les cotisations des clubs, les montants des licences des joueurs, des formateurs et des arbitres (il faudra créer ces postes spécifiques de recettes, la vente des jeux etc.)
2- Quelle politique d’achat et de délais de paiement la Fédération va adopter ?
3- Quels seront les moyens et les investissements nécessaires à la gestion, à la promotion des échecs, aux services des commissions etc. ?
4- Quelle sera la politique en matière de création de nouvelles ressources de la Fédération ?
5- Quelle sera la stratégie en matière de dépenses ?
6- Quelles seront les conditions et les choix d’achat négociés avec les fournisseurs ?
L’on peut ajouter d’autres thèmes dans ce sens.
L’essentiel c’est d’améliorer la capacité de la Fédération en ce qui concerne la gestion des ressources financières. Rationalité et transparence principalement.
Il faut savoir qu’il faut partir du principe qu’un système de gestion financière performant repose sur des politiques et procédures claires et bien comprises qu’un trésorier bien formé applique pour rendre compte de manière rigoureuse de toutes les opérations financières et exécute ainsi des décisions bien fondées et en temps opportun concernant l’utilisation des ressources de la Fédération. En effet, un solide système financier représente l’un des piliers sur lesquels va reposer la pérennité des actions fédérales.
Pour repartir du bon pied : l’Audit est nécessaire.
L’audit, dont nous avons déjà parlé, par ailleurs, de sa nécessité en ces moments de doutes, est un outil qui va aider les responsables fédéraux à évaluer la capacité de gestion financière de la Fédération et à cerner les mesures à prendre pour améliorer cette capacité.
En outre c’est l’instrument en vue de réaliser une évaluation de la gestion financière :
•ةvaluer la capacité actuelle de l’organisation en matière de gestion des finances ;
•Déterminer les changements que l’on peut faire pour gérer les finances de manière plus efficace ;
•Elaborer un plan d’action pour procéder à ces changements ;
•Assurer le suivi des améliorations qui en découlent.
L’audit est également un instrument qui influe positivement sur le processus d’une gestion saine des finances fédérales pour l’application des objectifs tracés. Et pas pour autres choses. C’est en sorte une épée de Damoclès qui sera suspendue sur la tête des futurs dirigeants fédéraux s’ils savent qu’à la fin de chaque exercice de leur bureau un audit sera effectué.
Imaginons maintenant qu’un audit soit effectué sur la gestion financière de la FRME de 2000 à 2007. C’est-à-dire la période de l’ex-président démissionnaire.
On peut extrapoler sans peine sur les résultats de cet audit :
1.De très nombreuses dépenses non justifiées et non motivé ;
2.Pièces justificatives de dépenses non conformes et non consistantes ;
3.Décaissements bancaires sans rapport avec les besoins réels avec éloignement entre les dates et l’objet de la dépense en outre il y a toujours des « surplus » qui ne retournent pas au compte bancaire de la Fédération ;
4.Comptabilité non conforme au us et usage financier courant en matière de gestion sportive ;
5.Incohérence entre le registre (si l’on peut l’appeler registre…) financier et les relevés bancaires ;
6.Dettes (factures) non régularisées dans le délai règlementaire de 60 jours) ;
7. Etc., etc., etc., etc., etc., etc., etc., etc., etc., etc., etc.,
Bref, une anarchie totale indescriptible qui mettrait à jours bien de louvoiements et d’abus dans la gestion financière et matériel fédérale des ces sept dernières années. Les recommandations que cet audit ne manquerait pas de donner pourraient être :
1.Nécessite de pourvoir aux postes de trésorier général et trésorier adjoint par des responsables compétents en matière de gestion des finances ;
2.Nécessité d’une mise en conformité comptable conformément au règlement en vigueur de la gestion des finances fédérales ;
3.Etablissement de stratégies de développement des ressources financières afin d’assurer les activités futures de la FRME ;
4.Améliorer la capacité de management de la FRME ;
5.Adoption de nouveaux mécanismes de prévision financière : plan de trésorerie, budget prévisionnel,
6.Adoption d’un règlement intérieur financier de la FRME ;
7.Constitution d’un organisme intérieur ayant des pouvoirs de contrôle des finances fédérales hiérarchiquement supérieur au bureau fédéral ;
8. Etc. etc., etc., etc., etc., etc., etc., etc., etc., etc., etc.,
On le voit bien tout est à refaire en matière de gestion des finances fédérales comme ailleurs au sein de la Fédération.
Par ailleurs, l’audit dévoilerait la « réalité » crue et amère de la gestion de l’ex-président démissionnaire même provisoirement. Un ex-président qui se veut être un ange alors que sa gestion financière et hautement plus « grave » que les falsifications des normes d’arbitrage. Mais ne dit-on pas que « le malheur n’entre guère que par la porte qu’on lui a ouvert ». (Proverbe chinois)
Enfin, voici une idée sur ce que peut-être un règlement intérieur financier et un budget prévisionnel :
FEDERATION ROYALE MAROCAINE DES ECHECS REGLEMENT FINANCIER
Article 1. L’exercice comptable de la Fédération Royale Marocaine des Echecs commence en début de saison sportive, soit chaque 1er septembre, et se termine en fin de saison sportive, soit chaque 31 août.
Article 2. Le trésorier de la fédération est un membre du Bureau de la FRME. Il est dûment licencié à la Fédération Royale Marocaine des Echecs et est membre d’un club affilié à la FRME.
Article 3. Le trésorier tient la comptabilité de la Fédération, encaisse les recettes et procède au règlement des dépenses ordonnancées par le président. Il prépare le rapport financier et le projet de budget prévisionnel. Ces documents sont adressés aux présidents des clubs affiliés à la Fédération Royale Marocaine des Echecs avant l’Assemblée Générale, avec la convocation.
Article 4. Le rapport financier ainsi que le budget prévisionnel font l’objet d’une délibération et d’un vote en Assemblée Générale.
Article 5. Le bureau de la FRME peut désigner un Commissaire aux Comptes. Le Commissaire aux Comptes peut être amené à contrôler les comptes établis par le trésorier de la Fédération à la demande de l’Assemblée Générale ou du Conseil fédéral. Le Commissaire aux Comptes ne peut être membre de la FRME, ni d’un club affilié à elle. Par ailleurs, le bureau fédéral fournit au Conseil Fédéral un compte-rendu financier semestriel.
Article 6. Le trésorier veille à ce que les sommes d’argent déboursées à la suite d’opérations (achats de matériels, frais du personnel, charges générales, dépenses d’activités, frais financiers, etc., ou d’opérations hors exploitation comme les frais de développement, remboursement d’une dette etc., fasse l’objet d’un décaissement par chèque bancaire cosigné avec le président.
